個人情報保護ポリシー

個人情報保護に対する基本方針

 当社の業務に従事する全社員は、個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムを遵守し、個人情報を正確かつ安全に取り扱うことにより、お客様の情報を守り、その信頼に応えるべく、個人情報保護に取り組むことを宣言いたします。

1.個人情報保護マネジメントシステムの実践

 個人情報保護マネジメントシステムは、適切な個人情報の収集及び利用の基準とこれを運用する規程とします。個人情報保護マネジメントシステムにより、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改竄及び漏洩などの予防並び是正に関する行動規範、具体的ルールを定めこれを守ります。

  1. 全社員は、個人情報に関する法令及びその他の規範を遵守します。
  2. 全社的な組織体制により個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムを策定し、実施及び運用していきます。
  3. 当社は個人情報の社外への流出、改竄等を引き起こさないように社内規程・体制を整備し、安全対策を講じます。
  4. 個人情報保護マネジメントシステムは社内監査に基づき、規程や運用方法を継続的に改善していきます。
  5. 事業活動である「データエントリー業務」において顧客から委託された個人情報や「CRO事業」において郵便物の受付や電話受付の代行業務で取得した個人情報の取り扱いは、社内規定に基づき適切に実施する。 また、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)は行わない。 これらを確実にするために、社内規定を違反した場合には罰則措置も講じる旨を、全従業員と誓約同意を取り交し、個人情報適正管理を実行し、維持する。

2.個人の権利の尊重

  1. 当社は、お客様の個人情報の収集、利用及び提供に当たり、お客様に対し収集目的を明らかにし、収集した個人情報の利用範囲を限定し、適切に取り扱います。
  2. 当社は、お客様の個人情報に関する個人の権利を尊重し、お客様より情報に対しての開示・訂正・削除を求められたときは、適切に応じます。

■ 開示対象個人情報

 開示対象個人情報は、従業者情報・個人事業主情報・採用応募者情報・お問い合せ情報です。

■ 個人情報の第三者への提供・開示について

 当社は、原則として取得した個人情報をご本人の同意を得ることなく、第三者に提供又は開示いたしません。 ただし、次の各号に該当する場合を除きます。尚、ご本人の同意を得て、第三者に提供又は開示する場合には、当該提供先又は開示先に対して、個人情報の保護のための適切な措置を講じます。

  1. 法令の規定による場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、「本人」の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

■ 開示等の請求手続きについて

 当社が保有する「開示対象個人情報」に関して、ご本人又はその代理人から「利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除、利用停止・消去又は第三者提供の停止(以下、「開示等」という)」のご請求をされる場合は、「開示等の請求手続きのご案内」をご参照ください。 ご本人又は代理人であることを確認させていただいた上で、合理的な期間、範囲内で対応いたします。

■ 開示等の請求手続きのご案内

 当社が保有する「開示対象個人情報」に関して、ご本人又はその代理人から「利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除(以下、「訂正等」という)、利用停止・消去又は第三者提供の停止(以下、「利用停止等」という)のご請求をされる場合は、以下の手続きを参照の上、書面による請求をお願いします。

■ 当社所定のフォームを以下からダウンロードして印刷できる方の手続き

開示等依頼書」をダウンロード(Excel形式PDF形式)

(a) 上記フォーム「開示等依頼書」をダウンロードして印刷してください。
(b) 請求書の必要事項に記入してください。
(c) 請求書とともに必要な書類下記の中から、1通をご提出ください。
  (本籍地の情報は黒く塗りつぶしてください。)
 ・運転免許証のコピー
 ・パスポートのコピー
 ・健康保険証のコピー
 ・外国人登録証明書のコピー
(d) 代理の方が請求される場合は、委任状を1通ご提出ください。
  更に次の中から、代理の方ご自身を証明する書類が必要です。
  下記の中から、1通をご提出ください。(本籍地の情報は黒く塗りつぶしてください。)
 ・運転免許証のコピー
 ・パスポートのコピー
 ・健康保険証のコピー
 ・外国人登録証明書のコピー

■ 書類送付について

(a)の請求書と(c)の本人確認書類(代理の方が請求される場合は(d))を次の宛先へ簡易書留郵便にてお送りください。尚、お送りいただいた書類は、本人確認完了後、ご返却いたします。

 〒101-0051 東京都千代田区神田神保町3-2-4 田村ビル6F
 株式会社アーバンシステム  個人情報保護管理責任者

■ ご回答について

当社でご本人の確認をさせていただいた後に、郵送にて回答をお送り致します。
回答につき不明点がありましたら、当社個人情報窓口までお問合せください。
本件および個人情報の開示・訂正・利用停止・削除等に関するお問い合わせは下記窓口までお願い申し上げます。

 【個人情報の取扱いに関する開示等要望や苦情、相談等の問合せ先】
  株式会社アーバンシステム 個人情報保護管理責任者

 【お問合せ窓口】
  電話番号:03-3222-3291
  受付時間:平日9:00~12:00、13:00~17:30 (土日祝日はお休みさせて頂きます。)
  苦情受付:

制定日 : 平成16年 9月10日
最終改訂日 : 平成28年 4月 4日


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