個人情報保護ポリシー

個人情報保護に対する基本方針

株式会社アーバンシステム 代表取締役 佐藤 善保



株式会社アーバンシステムの業務に従事する全社員は、個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムを遵守し、個人情報を正確かつ安全に取り扱うことにより、お客様の情報を 守り、その信頼に応えるべく、個人情報保護に取り組むことを宣言いたします。 個人情報保護マネジメントシステムは、適切な個人情報の取得・利用及び提供の基準とこれを運用する規程とします。個人情報保護マネジメントシステムにより、個人情報への不正アクセス、 個人情報の紛失、破壊、改竄及び漏洩などの予防並び是正に関する行動規範、具体的ルールを定めこれを守ります。


1.全社員が、個人情報に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
2.全社的な組織体制により個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムを策定し、実施及び運用していきます。
3.当社は個人情報の社外への流出、改竄等を引き起こさないように社内規程・体制を整備し、安全対策及び是正措置を講じます。
4.個人情報保護マネジメントシステムは社内監査に基づき、規程や運用方法を継続的に改善していきます。
5.事業活動である「データエントリー業務」において顧客から委託された個人情報や「医薬事業」において郵便物の受付や電話受付の代行業務で取得した個人情報の取得・利用及び提供 は、社内規定に基づき適切に実施します。また、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)は行いません。 これらを確実にするために、社内規定 を違反した場合には罰則措置も講じる旨を、全従業員と誓約同意を取り交し、個人情報適正管理を実行し、維持します。
6.個人情報に関する苦情及び相談へは迅速に対応致します。


当社は、事業活動において取扱う個人情報について、以下の通り取扱います。

1.個人情報の利用目的

(1)弊社お客様の個人情報
 ・弊社の取扱う商品・技術・サービス等についてお客様に提案する約束の実行のため
 ・お客様へ提供する商品・技術・サービス等のアフタケアーのため
 ・お客様とのお取引に関連する諸連絡のため

(2)従業員の個人情報
 ・「番号利用法」に基づく個人番号関係事務(家族に関する情報を含む)
 ・勤怠管理
 ・福利厚生
 ・報酬支払
 ・法令に基づく給付金申請
 ・事業活動における取引先との連絡調整のためなど

(3)採用応募者情報
 ・採用選考及び結果通知のため
 ・適正検査実施のため

(4)弊社 HP からのお問合せ情報
 ・お問合せ内容並びに回答のための諸連絡

(5)受託業務にて取扱う個人情報
 ・弊社お客様との契約に基づく受託業務のため

2.保有個人デ―タ又は第三者提供記録に関する事項について

当社は、当社が取扱う保有個人データについて、ご本人又はその代理人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示(以下、“開示等”といいます)のご請求に対応いたします。

(1)当社の名称及び住所並びに代表者名
 株式会社アーバンシステム
 〒101-0051 東京都千代田区神田神保町 3-2-4 田村ビル 6F
 代表取締役社長 佐藤 善保

(2)個人情報保護管理者の氏名、所属及び連絡先
 岡田 一三(営業部)
 TEL:03-3222-3291

(3)全ての保有個人データの利用目的
 上記 1.のうち、(1)~(4)の利用目的を参照

(4)開示等のご請求に関するお手続きについて
 当社に対し保有個人データ又は第三者提供記録の開示等のご請求を希望される方は、以下のお手続きをご参照の上でご請求ください。
 なお、ご請求にあたり、ご請求書類の不備や不足があった場合、ご請求に応じられない場合がございますので予めご了承ください。

 1.ご請求方法
  当社所定の「開示等請求書」( (Excel形式PDF形式)) に必要事項を明記の上、2.に定める本人確認書類と、該当する場合には 3.に定める事務手数料分の郵便定額小為替を同封の上、当社の個人情報保護管理者宛に郵送にてご請求ください。

 2.本人確認書類について
  ①ご請求者がご本人の場合
   a.以下の本人確認書類いずれかの写し
   ・運転免許証 ・マイナンバーカード(表面のみ) ・パスポート
   ・在留カード又は特別永住者証明書 ・健康保険の被保険者証
   ・その他本人確認ができる公的書類
    ※本籍地の情報は都道府県のみとし、その他は黒塗りとしてください

  ②ご請求者が代理人の場合
   a.個人情報のご本人の本人確認書類

   b.代理人であることを証明する書類
    [本人からの委任による代理人の場合]
     ・本人の委任状(原本)
    [代理人が未成年者の法定代理人の場合
     ・戸籍謄本 ・住民票(続柄の記載があるもの)
     ・その他法定代理権の確認ができる公的書類の写し
    [代理人が成年被後見人の法定代理人の場合]
     ・後見登記等に関する登記事項証明書の写し
     ・その他法定代理権の確認ができる公的書類の写し

   c.代理人自身を証明する書類
     ・運転免許証 ・マイナンバーカード(表面のみ) ・パスポート
     ・健康保険の被保険者証 ・その他本人確認ができる公的書類
      ※本籍地の情報は都道府県のみとし、その他は黒塗りとしてください

 3.手数料について
  利用目的の通知又は開示のご請求に関しては、1 件のご請求につき、1,000 円の事務手数料を申し受けます。
  該当する場合は、請求書類の郵送時に郵便定額小為替を同封ください。

(5)保有個人データの安全管理のために講じた措置について
 当社では、主に以下の措置を講じ、保有個人データの安全管理に努めております。
 当社では、保有個人データを安全に管理するため、必要かつ合理的な措置を講じています。

 1.基本方針の策定
  個人データの適正な取扱いの確保のため、個人情報保護方針を策定し、全社で個人情報保護に取り組んでいます。

 2.個人データの取扱いに係る規律の整備
  個人情報保護マネジメントシステムに基づき、個人データの取扱い全般に関して基本的な取扱方法を整備し、全社に周知徹底しています。

 3.組織的安全管理措置
  当社の定める内部規程に従い、個人データが適正に取扱われていることを定期的に点検しています。
  従業者から責任者に対する報告連絡体制を整備しています。

 4.人的安全管理措置
  個人データの取扱いについて、従業者に定期的な研修を実施しています。
  個人データを含む業務情報の非開示契約を従業者と取り交わすとともに、違反時の罰則について内部規程に定め、周知しています。

 5.物理的安全管理措置
  個人データを取扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に個人データを閲覧できないよう施錠管理等を徹底しています。
  個人データを取扱う情報機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するためアクセス制限や施錠管理を講じています。

  事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合は、常時携行することを指導し、容易に個人データが判明しないようにしています。
 6.技術的安全管理措置
  個人データを取扱うことのできる機器及び当該機器を取扱う従業者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止しています。
  個人データを取扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

 7.外的環境の把握
  当社では、保有個人データを始めとする個人情報の国外移転はありません。

(6)個人情報に関するお問合せ窓口
 株式会社アーバンシステム 個人情報保護管理者 岡田 一三
 〒101-0051 東京都千代田区神田神保町 3-2-4 田村ビル 6F
 TEL:03-3222-3291
 受付時間:平日 9:00~12:00、13:00~17:30 (土日祝日はお休みさせて頂きます。)
 苦情受付:ub-complaint@urbansystem.jp

制定日 : 平成16年 9月10日
最終改訂日 : 令和5年 12月 5日


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